Fundada com a proposta de revolucionar o setor oftálmico, a Haytek é referência na oferta de lentes para óticas físicas e virtuais, e foi pioneira no setor ao lançar uma plataforma de vendas 100% online.
Com menos de 10 anos de mercado e um crescimento acelerado, a empresa reúne hoje mais de 200 colaboradores e 11 equipes comerciais espalhadas pelo Brasil, que dependem de agilidade e organização para atender clientes em diferentes regiões do país.
Essa dinâmica exigia uma gestão de viagens eficiente, integrada e capaz de acompanhar o ritmo da operação. Mas, antes da Paytrack, o cenário estava longe disso.
Antes da Paytrack, a Haytek utilizava agência de viagens, ferramentas independentes como Skyscanner e controles paralelos para gerenciar toda a operação.
A rotina envolvia:
Para equipes que passam grande parte do tempo na rua, cada uma dessas etapas virava um obstáculo a mais no dia a dia.
“Gerenciar viagens para 11 equipes pelo Brasil inteiro não era simples. Era tudo manual, difícil de acompanhar, e a gente não tinha visibilidade dos gastos.”
— Samara Aguiar, analista de negócio da Haytek
O ponto de virada veio com a busca por uma solução que unificasse tudo: viagens, despesas, relatórios e políticas — em um só fluxo.
A parceria com a Paytrack começou pelo módulo de Expense, implantado no início de 2024. Em julho, a Haytek expandiu para o módulo Travel, integrando completamente a jornada do viajante em um único aplicativo, o mesmo que os colaboradores já estavam habituados a usar.
Com a unificação das rotinas e das políticas em um só fluxo, o impacto foi imediato:
“Hoje a gente consegue tirar relatórios do jeito que precisa, com todas as informações: nome do hotel, localidade, valores. Os gerentes têm autonomia, conseguem visualizar tudo sem depender da equipe administrativa. E o pessoal da rua? Tá amando! Resolve tudo pelo celular, no mesmo app das despesas.”
— Samara Aguiar
Um diferencial importante para a operação foi a criação de parametrizações específicas para cada tipo de serviço — hospedagem, passagem, aluguel de carro — garantindo regras claras, menos erros e aprovações mais rápidas.
Com apenas um ano de parceria, sendo poucos meses utilizando Travel, a Haytek já apresenta indicadores de maturidade semelhantes aos de clientes mais antigos:
A consolidação financeira também ganhou força: o que antes exigia cruzar faturas, notas e arquivos diversos agora acontece em poucos cliques, com todas as informações visíveis no mesmo painel.
“Antes, a gente precisava cruzar relatórios e faturas para confirmar cada gasto.
Agora temos tudo consolidado em um só lugar, completo, visual e acessível.”
— Samara Aguiar
Esse ganho é especialmente relevante para uma empresa que cresce rápido e precisa de dados confiáveis para tomar decisões.
Em apenas um ano, a Haytek já evoluiu de uma gestão manual e descentralizada para um processo automatizado, parametrizado e orientado por dados, usando a plataforma de ponta a ponta, do reembolso à reserva de viagens.
A jornada reflete não apenas um ganho de eficiência, mas a construção de um novo jeito de trabalhar: mais ágil, mais seguro e muito mais alinhado ao ritmo das equipes que estão constantemente na estrada.
A Paytrack segue ao lado da Haytek para sustentar essa evolução com tecnologia, suporte próximo e uma plataforma construída para acompanhar o crescimento.
Com o objetivo de transformar o acesso à saúde por meio de soluções digitais, a Interplayers surge como um hub de negócios especializado no setor de saúde e bem-estar que conecta diversos participantes da cadeia de saúde, desde a indústria farmacêutica até os consumidores finais.
No mercado desde o início dos anos 2000, a Interplayers conta com várias soluções. Elas integram tecnologia e inovação para otimizar a gestão e promover a saúde, beneficiando pacientes, empresas, entre outros.
Assim como em toda e qualquer empresa, a Interplayers encontra alguns desafios operacionais em seu dia a dia. Neste momento, eles encontraram na Paytrack uma aliada para garantir uma gestão mais eficiente.
Desta maneira, confira como as soluções da Paytrack vêm suprindo as necessidades de empresas como a Interplayers.
A parceria da Interplayers com a Paytrack trouxe uma mudança significativa na forma como a empresa lida com processos como a gestão de despesas.
Com a migração para a plataforma da Paytrack, problemas que antes eram sistêmicos foram completamente eliminados, o que evidencia tamanha a robustez e confiabilidade proporcionada pela plataforma.
A Interplayers vê esses benefícios no seu dia a dia. É o que nos conta Leonardo Dutra, Business Support Analyst da empresa:
“Desde a migração para a solução da Paytrack, não enfrentamos mais problemas sistêmicos, o que demonstra a robustez e a confiabilidade da plataforma. Todas as dificuldades encontradas e as propostas de aprimoramento que sugerimos foram recebidas com extrema receptividade, sendo prontamente avaliadas e implementadas”.
Sendo assim, após um ano de parceria entre Paytrack e Interplayers, o sentimento é de que a solução vem correspondendo às expectativas antes estabelecidas.
“Esse nível de personalização é raro no mercado e os diferencia positivamente.”
Esta satisfação apresentada é um exemplo claro de como uma plataforma confiável e um atendimento personalizado podem solucionar os problemas sistêmicos de uma empresa e fortalecer relações comerciais de longo prazo.
A satisfação da Interplayers com a Paytrack vai muito além da simples migração para uma plataforma eficiente e completa. Afinal de contas, são vários os pilares que sustentam uma relação comercial de sucesso.
Além disso, outro ponto crucial para a empresa é o acompanhamento contínuo e o suporte oferecido ao longo de todo o relacionamento. Ou seja, estamos falando de um processo que passa por etapas como o primeiro contato e perdura sendo satisfatório até o pós-venda.
“No que diz respeito à prestação de serviços e ao acompanhamento pós-venda, o desempenho da Paytrack merece destaque. O suporte contínuo ao longo de todo o período, aliado às visitas periódicas do nosso gerente de contas, tem sido essencial para o entendimento das nossas necessidades operacionais e para o fortalecimento da nossa parceria.”.
Deste modo, ao manter um contato próximo e proativo, a Paytrack se mostra comprometida em fortalecer a parceria com a Interplayers, ajustando suas soluções conforme a evolução das demandas do cliente.
Além de atender às necessidades operacionais apresentadas pela Interplayers, a Paytrack se tornou um exemplo de como uma boa relação pode elevar a qualidade do serviço prestado e promover o sucesso desta parceria.
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A experiência positiva da Interplayers reforça a excelência da solução da Paytrack na superação dos desafios encontrados em processos como a gestão de despesas. A empresa destaca a qualidade do serviço prestado, que vai além da usabilidade da plataforma:
“Reitero, portanto, a excelência da Paytrack como fornecedora, pela qualidade do serviço prestado e pela capacidade de adaptação e inovação demonstrada ao longo de nossa colaboração.”
Desta forma, a Paytrack se diferencia pela sua capacidade de adaptação e inovação, características que são indispensáveis em uma parceria de sucesso. Isso mostra o compromisso com a satisfação dos nossos clientes.
Faça como a Interplayers e tenha à sua disposição uma solução moderna, robusta e adaptável às necessidades encontradas na sua empresa.
Portanto, se você busca vencer os obstáculos encontrados na gestão de despesas e viagens corporativas, conte com a Paytrack! Aproveite para entrar em contato com um dos nossos consultores e descobrir como podemos te ajudar.
Viagens corporativas são parte da rotina de muitas empresas e, como geram custos, há sempre desdobramentos operacionais em relação a essas atividades. Empresas como a Geistlich, que prezam pela eficiência operacional e otimização de demandas, economizando tempo, precisam de soluções automatizadas na hora de ter acesso à prestação de contas dos funcionários.
O problema é que ainda é comum que companhias não tenham acesso a sistemas que ajudem a gerir essas informações de maneira prática e acessível. Antes de conhecer a Paytrack, a Geistlich também tinha dificuldades e perdia muito tempo para saber os custos totais de viagens corporativas em um mês. Porém, isso mudou e gerou resultados importantes para a operação da empresa.
Conheça neste post um pouco mais sobre a Geistlich, os desafios que a empresa tinha e como eles foram solucionados com ajuda da Paytrack!
A Geistlich Pharma Brasil é uma subsidiária do grupo Geistlich Pharma, com sede na Suíça, que atua no mercado de produtos de regeneração de saúde, com foco em ortodontia e ortopedia.
Em sua atuação, os custos operacionais despendidos por colaboradores, além da conciliação de faturas de cartões de crédito corporativos, são comuns. Portanto, a empresa sempre precisou trabalhar com os reembolsos, o que nem sempre é simples, principalmente se feito manualmente.
Com muitos valores para administrar e um grande volume de dados para checar em meio a todas as solicitações de reembolso, a Geistlich precisava de uma solução que pudesse dar suporte nessa demanda. De preferência, é claro, um sistema automatizado e totalmente digital.
Leia: O processo da Química Nova Brasil para economizar em viagens
Nos últimos anos, a Geistlich se viu em dificuldades na hora de gerenciar todas as demandas relacionadas às despesas corporativas. Em meio a isso, alguns problemas se destacavam ao ponto de serem vistos como dores da gestão da empresa. Os que mais traziam peso ao trabalho dos departamentos responsáveis eram:
Para uma empresa do tamanho da Geistlich, perder três dias dentro de cada mês somente para fazer a conciliação das faturas era algo muito difícil. Esse era o tempo que a empresa levava para conduzir essa demanda, por conta, principalmente, da falta de uma solução que permitisse um registro automatizado e totalmente digital.
A produtividade também se tornava um problema para os funcionários que viajavam a trabalho e, posteriormente, precisavam prestar contas para obter seus reembolsos. A empresa apontou que essas pessoas levavam cerca de oito horas mensais só nessa atividade, ou seja, era um dia inteiro de trabalho a menos.
Para lidar com os problemas que a empresa tinha, naturalmente, foi importante buscar uma solução baseada em tecnologia. A automação era a necessidade principal que a Geistlich tinha naquele momento, o que prometia a redução do tempo de trabalho dedicado a checagem de dados e cruzamento de informações.
Ao ir no mercado entender quem poderia tornar esses processos muito mais dinâmicos e facilitados, a Paytrack surgiu como a empresa mais adequada. Com soluções como o módulo de conciliação de faturas, o desempenho do setor responsável subiu de maneira natural.
No contato com a Paytrack, alguns fatores chamaram bastante a atenção da Geistlich, sendo os principais:
A parceria entre Geistlich e Paytrack teve início em 2019. Hoje, depois de alcançar um novo patamar operacional, baseado em praticidade e economia de tempo ao lidar com seus processos, os resultados são impactantes.
A Geistlich conseguiu reduzir em 75% o tempo gasto por colaboradores para que pudessem prestar contas de seus gastos, passando a gastar apenas 2 horas mensais em um trabalho que antes levava 8.
Além disso, o time de backoffice também conseguiu otimizar sua rotina, reduzindo o tempo de conciliação e checagem de informações em 67%. Os anteriores três dias necessários passaram a ser apenas um.
Há alguns outros ganhos que puderam ser conquistados. Confira quais são a seguir!
Economizar tempo é fundamental tanto para o backoffice quanto para os colaboradores. Com a solução da Paytrack, essas pessoas puderam se livrar de uma demanda totalmente manual para fazer tudo em um ambiente digital e prático.
Assim, esse tempo poderia ser remanejado para tarefas estratégicas: “Eu despendia um analista para fazer essa validação [de despesas] por dois ou três dias. A gente teve todo esse ganho, por conseguir fazer a conciliação automática e depois apenas validar as políticas violadas. O trabalho dele se torna realmente de analista, e não operacional como era antes.”, destaca John Silva.
Gastar com correio era também uma realidade no antigo processo da Geistlich. Com a mudança para o ambiente digital, isso simplesmente não existia mais. Antigamente, o curso era de, aproximadamente, R$ 50,00 por pessoa, considerando 28 vendedores, o que gerava uma despesa de R$ 1.400,00 mensais, em média.
Outra questão de extrema importância é o combate a fraudes financeiras. Esse tipo de atividade se tornou algo praticamente impossível de acontecer, graças ao controle digital. Além disso, as auditorias passaram a ser feitas com muito mais facilidade, já que os dados estavam de fácil acesso, o que só traz benefícios para setores e empresas.
De um modo geral, a Geistlich só teve ganhos com a nova solução da Paytrack utilizada para suas atividades. Enquanto os custos puderam ser reduzidos, pessoas envolvidas no processo, seja as dos setores responsáveis por processar os pedidos, seja quem faz esses pedidos, puderam dedicar mais tempo de qualidade aos interesses estratégicos do negócio.
Você também pode alcançar esses ganhos no seu negócio, independentemente do setor. Entre em contato com a Paytrack e converse com um de nossos especialistas para encontrar as melhores soluções para sua empresa.