Proporcionar produtos e serviços da mais alta qualidade faz parte dos princípios do BR Partners, um dos principais bancos de investimento independente do Brasil, fundado em 2009. Com uma ampla gama de serviços, a instituição é especializada em transações de fusões e aquisições, mercado de capitais, tesouraria, derivativos, investimentos e reestruturações financeiras.
Para manter e elevar a excelência nos serviços e organização internos, a empresa adotou a Paytrack em seus processos de despesas a partir de 2021, com a utilização do módulo Expense.
Atualmente 60% dos colaboradores do BR Partners são usuários ativos do módulo Expense e a automatização do processo de prestação de contas organizou, principalmente, o rateio de despesas corporativas.
A principal necessidade da empresa era automatizar processos. A tecnologia incorporada à plataforma Paytrack, como leitura de cupons via OCR e digitalização de documentos, agregou valor aos processos do BR Partners. Isso foi crucial nas etapas de aprovação e em fluxos internos do Banco.
Com a possibilidade de realizar uma gestão completa de despesas por meio do aplicativo da Paytrack, o Banco ganhou mais agilidade.
“O colaborador tira uma foto do comprovante da despesa, armazena a imagem e já vincula a um gasto dentro do app. É muito simples e foi um dos nossos principais ganhos com a Paytrack”, relata Heitor Kutinakamiti, responsável pela Controladoria do BR Partners e pela implementação e estruturação da solução na empresa.
Antes da implantação da solução Paytrack, era necessário que os funcionários imprimissem o comprovante para qualquer tipo de solicitação de despesa. “As pessoas estavam acostumadas com isso, mas com o tempo e a implementação da cultura do uso, hoje a operação é super tranquila”, comentou Heitor.
Organização e controle operacional eram os maiores desafios antes da Paytrack.
Com o crescimento das operações, as despesas aumentaram, e o gerenciamento do volume é facilitado com o módulo Expense. Desde o início da implantação, o BR Partners dobrou o uso da solução da Paytrack.
O comprometimento da equipe interna foi essencial para o sucesso do projeto. O BR Partners focou em treinamento e capacitação de todos os times, além de designar pessoas-chave para disseminar o conhecimento do manejo da plataforma.
Por fim, elaboraram um manual próprio que contemplava as etapas internas e exclusivas, incluindo o uso de softwares específicos, para consulta constante dos colaboradores.
O responsável pela controladoria interna da instituição explicou que “o manual foi elaborado para gerenciamento interno e descreve processos e políticas exclusivos da empresa, facilitando a adesão dos colaboradores.”
Com a solução da Paytrack implementada e os usuários engajados, os ganhos surgiram de forma exponencial. Anteriormente, o BR Partners poderia levar até três ou quatro meses para realizar desde a prestação de contas até o reembolso. Agora, a empresa tem um ganho de escala no fluxo de cobrança, que é realizado dentro do mesmo período.
Para Kutinakamiti, esse timing é valioso. “Utilizamos hoje quatro fluxos e temos uma demanda bem grande. A Paytrack já se tornou uma ferramenta essencial em nosso processo de prestação de contas, com ganhos significativos.”
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Com uma maior possibilidade de identificação de fraudes e diversos tipos de controles proporcionados pela solução da Paytrack, o BR Partners teve a oportunidade de identificar questões específicas de gastos excessivos ou condutas inadequadas. Esse controle e gerenciamento direcionaram as ações para coibir e corrigir tais situações.
O acompanhamento das políticas da empresa é feito de maneira mais próxima atualmente, e a gestão por meio da Paytrack auxilia nas restrições e na rápida identificação de infrações. Com o estabelecimento das regras na solução da Paytrack, Heitor descreve como o controle ficou facilitado, citando as despesas de alimentação dos colaboradores como exemplo.
“Cada colaborador hoje tem a possibilidade de utilizar um valor teto preestabelecido para após as 21h, com este tipo de despesa. Este valor é limite. Então, se ele precisar fazer um reembolso, ele só consegue lançar até este valor. Caso seja feita a prestação de contas de um gasto num cartão corporativo, também há a mesma restrição.”
Se houver extrapolação desse limite, o colaborador já tem conhecimento de que a prestação de contas está excedendo a regra, e será necessário um ajuste. Com este controle, o Banco praticamente zerou as violações da política de despesas.
Era fundamental para a instituição aprimorar o detalhamento das informações relacionadas ao rateio de despesas, especialmente aquelas relacionadas à alimentação e passagens aéreas.
Quando havia o lançamento de uma despesa de alimentação envolvendo um cliente e quatro ou cinco colaboradores do time comercial, por exemplo, o rateio precisava ser feito de forma pontual, com cálculo de percentual fixo por colaborador. Agora, com a solução para Gestão de Despesas da Paytrack, os lançamentos são feitos de acordo com o consumo real.
“Se um colaborador gastou 100 e outro 20 na mesma despesa de almoço, o lançamento é feito conforme a utilização. Em relação a passagem aérea, facilitou muito, considerando que trabalhamos com roteiros. Existem valores diferentes de passagem dentro do mesmo projeto, que geram uma grande despesa de aéreo, que hoje com a plataforma pode ser desmembrada por setor ou colaborador, e assim melhoramos nossa logística e o controle de custos.”, reforça Heitor sobre como a solução da Paytrack agregou ao processo.
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O Sicredi é a primeira instituição financeira do Brasil e está há mais de 100 anos com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das pessoas e das regiões por meio da sua atuação. Disponibiliza um portfólio completo de produtos e serviços financeiros aos seus associados.
Presente em 22 estados brasileiros, o Sicredi conta com mais de 4,7 milhões de associados, cerca de 1,9 mil agências, distribuídas em mais de 100 cooperativas de crédito, além dos seus mais de 30 mil colaboradores.
O Sicredi e a Paytrack formam uma parceria desde o ano de 2018. Os principais desafios surgiram quando o cenário do Centro Administrativo Sicredi (CAS) foi analisado mais a fundo ainda na fase de projeto.
Na época prévia de adesão à tecnologia, a gestão de viagens do Sicredi era complexa.
A empresa trabalhava com duas agências parceiras e utilizava duas ferramentas diferentes para a gestão das viagens, uma para cada agência, o processo de gestão das ferramentas era direcionado à uma equipe operacional. Devido à descentralização dos processos e informações era mais difícil garantir o cumprimento da política de viagens, acarretando em dificuldades como a falta de precisão dos dados e custos mais elevados, situações que eram tratadas diariamente pela equipe responsável que ainda deveria consolidar os dados e gerar análises de desempenho.
Em adição à utilização de mais de uma ferramenta para a gestão de despesas, os reembolsos, solicitados via email com comprovantes em anexo, a gestão era realizada manualmente, e tinham um processo difícil e pouco ágil. Como consequência, era comum encontrar os erros nos relatórios, uma vez que as solicitações estavam sujeitas a falhas humanas por serem realizadas de forma completamente manual.
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Ao compreender a necessidade de melhoria nos processos de gestão das despesas corporativas, o Sicredi foi em busca do melhor aliado para melhorar este cenário, a tecnologia.
A solução veio por meio do Programa Inovar Juntos, que a partir da conexão do Sicredi com o ecossistema de startups, busca soluções para os desafios da instituição.
Na primeira edição do programa, das 211 startups inscritas, 57 foram pré-selecionadas e apenas 19 delas foram selecionadas para as últimas etapas do processo seletivo.
Entre todas elas, a Paytrack foi a escolhida como melhor alternativa para solucionar o desafio da gestão de viagens.
O Projeto piloto teve início com 70 colaboradores que utilizaram a ferramenta durante 3 meses. Como resultado primário, o contato com as duas agências parceiras foi otimizado, antes a gestão e comunicação era realizada de forma manual através de emails e contatos telefônicos, agora a comunicação passa a ser inteiramente online e centralizada em uma única ferramenta para ambas.
Após o projeto piloto, com a aderência dos usuários, gradualmente outras cooperativas de crédito que compõem o Sicredi passaram a utilizar o aplicativo. Hoje a Paytrack está presente em mais de 70 cooperativas, simplificando o processo de prestação de contas de mais de 20 mil colaboradores.
Os impactos positivos do uso de tecnologia em atividades operacionais são um fato conhecido, e com o Sicredi não foi diferente. Nos primeiros meses de execução do piloto com a Paytrack já se percebem resultados no tratamento e confiabilidade dos dados, bem como na estruturação dos fluxos de processos de reembolsos e na economia de tempo com as prestações de contas automatizadas.
O uso diário do Paytrack atrelado aos processos atualizados do Sicredi, apresentaram diversos benefícios e otimizações de rotina que puderam ser metrificados. A redução de tempo na emissão dos voos (best fare) e o aumento da autonomia do viajante, por exemplo, foram pontos notáveis com o uso da nova ferramenta.
Automação de políticas e processos: Com a automatização dos processos, a gestão e o cumprimento das políticas se tornou muito mais fácil, isso devido às regras que foram parametrizadas dentro do Paytrack que alertam colaboradores e gestores das violações de políticas.
Redução de Custos operacionais: Com as políticas bem aplicadas e sendo seguidas sem estar sujeito a erros manuais, houve grande diminuição nos custos operacionais da empresa. Como exemplo, a diminuição do tempo despendido para execução de todo o processo de despesas, indo de 10 dias para apenas 2 dias. Totalizando uma redução de 80% do tempo em toda a cadeia.
Além disso, houve uma redução de 40% dos custos com a ferramenta, em comparação ao formato anterior de lançamento dos reembolsos pelo time de contas a pagar do CAS.
Apesar dos ótimos resultados alcançados até o momento a parceria Paytrack-Sicredi continua buscando as melhores práticas de mercado para obter ainda mais resultados na gestão administrativa do Sicredi. Os planos para os próximos passos da parceria estão à todo vapor com a perspectiva de gestão independente das cooperativas que oferecerá mais autonomia no processamento de viagens e demais despesas.
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