O quanto uma empresa pode ganhar ao tomar a decisão de contar com a Paytrack como parceira estratégica? A Equatorial Energia não só reduziu custos, como também obteve ganhos operacionais e viu problemas históricos serem resolvidos por meio de uma plataforma robusta e completa.
Fundada em 1999, a Equatorial Energia é, hoje, o 3º maior grupo de distribuição de energia do país quando analisamos o número de clientes atendidos. A companhia também atua em outras frentes como no setor de transmissão e saneamento, o que a torna a primeira organização multi-utilities do país.
O grupo tem crescido cada vez mais e, com isso, encontrado um número maior de desafios. Sendo que um deles é a forma com a qual a gestão de viagens corporativas é feita, processo este que possui um peso estratégico enorme nos objetivos organizacionais.
Sendo assim, vamos entender como essa parceria entre Paytrack e Equatorial Energia se iniciou e, além disso, descobrir quais têm sido os ganhos obtidos pela empresa. Acompanhe conosco e saiba como uma plataforma completa pode revolucionar os processos de viagens e despesas do seu negócio.
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As viagens corporativas são uma realidade para empresas dos mais diversos tamanhos e setores. Elas acontecem por vários motivos, sempre com o objetivo de representar os objetivos estratégicos da empresa.
Com a Equatorial Energia, não é diferente. Contudo, realizar uma gestão de viagens corporativas eficiente sempre foi um desafio. Afinal, além de pensar nas várias etapas de um deslocamento a trabalho, também é preciso zelar pelo conforto e bem-estar dos colaboradores que estão representando a empresa.
Deste modo, buscar por uma plataforma de viagens completa como a Paytrack é uma decisão mais do que assertiva. Isso porque empresas como a Equatorial Energia encontram uma solução completa, que atua desde a reserva das passagens aéreas até a prestação de contas.
Com a parceria em prática, os resultados não demoraram muito a aparecer, proporcionando um alto nível de satisfação do grupo. Confira o depoimento do Gerente de Serviços Financeiros, Franklin Leite Siqueira Campos:
“Estamos aqui comemorando um processo reconhecidamente muito melhor e mais evoluído, disruptivo, inclusive, que representa a melhoria de patamar em apenas dois anos dos processos de viagens do Grupo Equatorial.“
A partir da atuação da Paytrack como solução definitiva para a gestão de viagens, Franklin cita quais foram os ganhos da Equatorial Energia:
“Hoje a gente pode dizer que o Grupo Equatorial, seguindo as aquisições que ela vem realizando do grupo, consegue colocar num processo que eu diria plug and play. O processo de viagem da Equatorial, junto com a aplicação Paytrack, é um sucesso a qual eu recomendo para as empresas que têm esse processo como um processo crítico e estratégico dentro do seu grupo.“
A automatização na gestão de viagens corporativas com a Paytrack é essencial. Afinal de contas, empresas como a Equatorial Energia ganham benefícios como otimização do trabalho, redução de erros e fraudes e, além disso, uma maior economia.
Desta forma, a plataforma da Paytrack centraliza dados e torna o gerenciamento mais preciso e eficiente. Agora, o que antes demandava muito tempo para ser realizado passa a ser executado em questão de minutos.
“A gente saiu de uma carroça para uma Ferrari. Ou seja, a gente tinha um processo que era bem simples, ou seja, bem mediano e ele exigia muita necessidade de trabalho humano.“
A escolha por ter a Paytrack como parceira na gestão de viagens corporativas abriu as portas para vários benefícios na Equatorial Energia. Confira o relato de Gleison Siqueira:
“Tivemos muitos ganhos operacionais, ganhos de custos, integrações e resoluções de problemas históricos. Até porque o Grupo Equatorial é um grupo novo, cresceu muito rápido e, nesse crescimento, o Grupo Equatorial necessitou também correr com tecnologias.“
Enquanto a Paytrack cuida da gestão detalhada das viagens, as empresas podem focar em seu core business. Afinal, uma plataforma de gestão garante o monitoramento em tempo real e melhora o compliance com políticas de viagens. Agora, os gestores possuem insights reais para a tomada de decisão.
“Com uma parceria de mais de dois anos, é importante ressaltar que a empatia da Paytrack em relação a Equatorial, o desejo de resolver os problemas da Equatorial, a dedicação dos colaboradores da Paytrack, junto com a dedicação dos colaboradores da Equatorial para a resolução dos problemas.“
Portanto, optar por contar com a solução da Paytrack é uma escolha que pode mudar por completo os processos de uma empresa. Foi assim com a Equatorial Energia e pode ser com você também!
Sua empresa também está em busca de otimizar a gestão de viagens corporativas com eficiência e praticidade, assim como fez a Equatorial Energia? Pois bem, a Paytrack oferece uma solução completa que se adapta às suas necessidades.
Com uma plataforma robusta, todas as etapas de uma viagem corporativa, desde o planejamento até relatórios detalhados, são integradas em um só lugar. Deste modo, sua empresa simplifica a gestão de despesas e garante controle total sobre elas.
Sendo assim, a Paytrack oferece uma experiência mais organizada e satisfatória para gestores e viajantes. Com atendimento 24/7, os viajantes encontram o suporte necessário sempre que precisarem.
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“A auditoria interna atua como os olhos dos acionistas e da diretoria”, para Jonathan Silvério, contador e responsável por processos internos na John Cockerill Brasil, esta é a importância da auditoria na empresa.
Para muitas empresas, o compliance no processo de gestão de viagens e despesas corporativas é um desafio e impacta negativamente na auditoria interna. Neste artigo, compartilhamos a experiência do time de controles internos na John Cockerill Brasil (CMI) no aumento do compliance e como as ações impactaram na auditoria interna de processos da empresa.
O grupo de engenharia mecânica e siderúrgica John Cockerill – CMI, fundado em 1817 na Bélgica, tem operação em solo brasileiro desde 2003. No Brasil, sua operação atende aos mercados de óleo e gás, siderurgia, mineração e energia, energia eólica e ainda, papel e celulose.
A empresa presta serviços de manutenção, montagem e operação nos mercados em que atua. Com cerca de 400 funcionários fixos e picos de 1400 temporários mobilizados para projetos, a natureza da sua operação faz com que a terceira maior conta de custos do grupo seja a de despesas de viagens.
Por este motivo, elevar o compliance na gestão de despesas de viagens foi uma demanda repassada pela equipe de auditoria da John Cockerill sediada na Bélgica.
Processos manuais colocam o compliance em cheque, isso porque estão sujeitos a erros humanos, omissão de informações e mesmo fraudes.
Na CMI a percepção sobre o tema não foi diferente. Prestações de contas realizadas em planilhas e enviadas via malote, solicitações de viagens via e-mail e conciliação de faturas manual faziam parte do processo de gestão de viagens da empresa e foram questionadas pela auditoria interna.
Uma fatia considerável das despesas não eram registráveis, dependendo exclusivamente da prestação de contas dos colaboradores, como a compra de passagens rodoviárias e áreas diretamente nas cias.
E ainda, com colaboradores espalhados por todo o Brasil, a gestão de despesas e viagens da CMI dificultava a validação dos processos pela equipe de auditoria.
“O malote [com os comprovantes] demorava até 15 dias para chegar. Então tínhamos este problema no fechamento, onde tínhamos alguns adiantamentos em aberto mas não tínhamos os documentos comprobatórios, sendo que o funcionário já tinha feito a prestação de contas.” relata Jonathan no webinar sobre o tema.
Entre as principais dores elencadas no processo podemos citar:
Como forma de resolução, foi apontada a necessidade de se adotar uma tecnologia para fortalecer o processo.
A adoção de tecnologia eleva o compliance dos processos à medida que traz mais precisão para as informações, reduz falhas humanas, identifica riscos e garante a rastreabilidade de dados.
Após o processo de auditoria interna na John Cockerill Brasil em 2017, a equipe responsável sugeriu à sede administrativa brasileira, que adotasse uma tecnologia para sua gestão de viagens e despesas corporativas.
A partir daí o plano de ação para garantir o compliance da operação foi o levantamento de soluções que pudessem atender suas necessidades.
“No início, pensamos em buscar algum tipo de tecnologia para fazer a prestação de contas. Já era algo legal, já existiam algumas coisas no mercado. Foi aí que a gente conheceu o Paytrack, e aí parecia um casamento, porque para todos os nossos problemas o aplicativo tinha a solução.”, conta Jonathan.
Ao fim de 2018 se inicia a parceria entre CMI e Paytrack. O processo de viagens corporativas da empresa demandava uma gestão completa, da solicitação de serviços de viagem, passando pela prestação de contas, até a conciliação de faturas de fornecedores e cartões de crédito corporativos.
Além disso, a empresa havia passado 15 anos com processos manuais, então a digitalização do processo, exigiu uma mudança cultural, acima de tudo.
“(…)a gente está desde 2003 no Brasil, começamos a pensar um pouco mais em robustez e tecnologia dos nossos controles no final de 2017. Então seria necessário algo cultural, que não atrapalhasse o dia a dia do pessoal, mas que essa cultura de controle estivesse dentro da ferramenta.”
A empresa aderiu às soluções de gestão de despesas, gestão de viagens e selfbooking, além do cartão corporativo para adiantamentos e a conciliação de faturas digital da Paytrack, esta última solução sendo decisiva para a escolha da ferramenta.
Estima-se que cerca de 70% do tempo despendido para a gestão de viagens na CMI era usado exclusivamente na conciliação de faturas de fornecedores e cartões de crédito corporativos.
Com a adoção do Paytrack, o tempo despendido em conciliação de faturas foi reduzido em 80%.
No que se refere ao tempo de todo o fluxo das viagens dos colaboradores, do adiantamento à prestação de contas, o prazo médio era de 45 dias para finalizar o processo. Com o Paytrack este prazo foi reduzido à 7 dias, em média. Mais de 84% de redução.
Para a auditoria interna os ganhos foram constatados tão logo o sistema foi implantado. Funcionalidades como a validação da duplicidade de comprovantes e aplicação de políticas com alertas e bloqueios em tempo real, por exemplo, garantem compliance aos processos.
No último ano, o percentual médio de despesas de viagem dentro das políticas da empresa foi superior a 90%.
Sobre a relação entre a adoção de uma tecnologia e a auditoria interna da empresa, Jonathan destaca:
“Depois que fizemos a implantação da plataforma, a primeira coisa que pensamos foi: se confiamos na plataforma vamos dar acesso ao auditor. Nossa auditoria na Bélgica tem acesso integral ao Paytrack e faz muito tempo que eles não questionam nada.”
Outros ganhos percebidos na gestão de viagens da CMI:
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